Zpracování osobních údajů

ZÁSADY ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

a

POUŽÍVÁNÍ SOUBORŮ COOKIES

(dále jako „Zásady“)

1. ZÁKLADNÍ POJMY

1.1. Kdo jsme.

Jsme tým kreativců Hotcat production v zastoupení s Ladislavem Witae, IČO 11708778 a Janou Witae, IČO 08354049, Gargulákova 34, 614 00 Brno, Úřad příslušný podle §71 odst. 2 živnostenského zákona: Magistrát města Brna. Nabízíme a poskytujeme zákazníkům své služby, a to mimo jiné prostřednictvím webových stránek www.hotcatproduction.cz (dále jako „Web“) a našich sociálních sítí. Při tom od svých zákazníků, ale i dalších osob (např. zájemců o pravidelné newslettery) získáváme jejich osobní údaje. Jsme tedy správcem osobních údajů.

1.2. Co jsou osobní údaje.

Osobní údaje jsou jakékoli údaje, podle kterých vás můžeme identifikovat jako konkrétní fyzickou osobu. Může to tedy být vaše jméno, věk a datum narození, IP adresa, fotografický záznam, e-mailová adresa, telefonní číslo atd.

1.3. Co znamená zpracování osobních údajů.

Zpracování osobních údajů je jakákoli operace, kterou s vašimi osobními údaji provedeme – od jejich přijetí, přes vystavení faktury, až po archivaci.

1.4. Co upravují tyto Zásady.

Tyto Zásady upravují:

podmínky, za jakých v jednotlivých případech zpracováváme vaše osobní údaje (čl. 2 – čl. 5),
fungování cookies na našem Webu (čl. 8),
zásady, které při zpracování osobních údajů dodržujeme (čl. 6),
práva, která máte vy při zpracování osobních údajů (čl. 7).

2. NEWSLETTERY

2.1. Zasílání newsletterů.

Pokud se přihlásíte k odběru newsletterů nebo jste naším zákazníkem, vždy v nepravidelných časových intervalech na vámi zadanou e-mailovou adresu zašleme novinky, které by pro vás mohly být přínosem.

2.2. Jak se přihlásíte k odběru newsletterů.
K odběru newsletterů vás přihlásíme, pokud na našem Webu vyplníte kontaktní formulář s vaší e-mailovou adresou. Vyplnením a zasláním kontaktního formuláře souhlasíte se zpracováním osobních údajů.

Svůj souhlas se zpracováním osobních údajů i zasílání newsletterů kdykoli zrušíte způsobem popsaným v čl. 2.5.

Pokud jste naším zákazníkem (poskytujeme vám služby, zúčastnil/a jste se našeho školení atd.), newslettery vám můžeme zasílat automaticky, umožňují nám to totiž přímo právní předpisy. Váš souhlas tedy v tomto případě nepotřebujeme. To ale neznamená, že nemůžete zasílání newsletterů kdykoli zrušit podle čl. 2.5.

2.3. Jaké vaše osobní údaje budeme zpracovávat.

Za účelem odesílání newsletterů budeme zpracovávat pouze vámi uvedenou e-mailovou adresu.

2.4. Jak dlouho budeme vaše osobní údaje zpracovávat.

Newslettery vám budeme posílat (a tedy i zpracovávat vaše osobní údaje) po tuto dobu:

a) po celou dobu, kdy jste naším zákazníkem, a ještě tři roky poté, co naše spolupráce skončila,

2.5. Jak se můžete z odběru newsletterů odhlásit.

Pokud newslettery již nechcete dostávat, můžete se z jejich odběru odhlásit takto:

kliknutím na odhlašovací odkaz:

V každém newsletteru, který vám pošleme, je v patičce uveden odhlašovací odkaz. Pokud na něj kliknete, jste z odběru newsletterů odhlášeni.

zasláním e-mailu:

Pošlete nám žádost o odhlášení na e-mailovou adresu: info@hotcatproduction.cz a my vás neprodleně odhlásíme z odběru newsletterů.

3. DOTAZ NEBO NEZÁVAZNÁ POPTÁVKA

3.1. Dotaz nebo nezávazná poptávka.

Pokud se na nás obrátíte s dotazem nebo nezávaznou poptávkou našich služeb (ať už přes náš Web, sociální sítě nebo třeba prostřednictvím e-mailu), potřebujeme vaše osobní údaje, abychom vám mohli váš dotaz zodpovědět nebo připravit nabídku služeb podle vašich potřeb.

3.2. Jaké vaše osobní údaje budeme zpracovávat.

Budeme zpracovávat vaše osobní údaje, které nám poskytnete při svém dotazu nebo v nezávazné poptávce a v komunikaci navazující na ně. Obvykle to bude jméno a příjmení, telefonní číslo, e-mailová adresa, IČO (pokud podnikáte jako fyzická osoba) atd.

3.3. Jak dlouho budeme vaše osobní údaje zpracovávat.

Pokud se nedomluvíme na spolupráci, budeme vaše osobní údaje zpracovávat 3 roky od našeho posledního kontaktu s vámi, poté tyto údaje vymažeme.
Pokud společně uzavřeme smlouvu, na základě které vám budeme poskytovat naše služby, bude se zpracování osobních údajů řídit následujícím čl. 4.

4. PLNĚNÍ SMLUV

4.1. Kdy s námi uzavíráte smlouvu.

Smlouvu mezi sebou můžeme uzavřít jedním z následujících způsobů:

podepíšeme smlouvu v písemné formě,
potvrdíte naši nabídku, kterou vám zašleme e-mailem na základě vaší poptávky,
přihlásíte se na seminář, školení, nebo podobnou akci, kterou organizujeme, a my vám přihlášku potvrdíme,
prostřednictvím Webu objednáte naše služby a my vám objednávku potvrdíme.

Všechny potřebné informace k uzavírání smluv najdete v našich všeobecných obchodních podmínkách zde.

4.2. Souhlas se zpracováním osobních údajů.

Pokud s námi uzavřete smlouvu, váš souhlas se zpracováním osobních údajů od vás nepotřebujeme. Právním důvodem pro zpracování osobních údajů je již samotné uzavření smlouvy. Vaše osobní údaje totiž nutně potřebujeme, abychom vám mohli poskytnout to, co jste si u nás objednali.

4.3. Jaké vaše osobní údaje budeme zpracovávat.

Budeme zpracovávat vaše osobní údaje, které uvedete při objednávce služeb, a/nebo ve smlouvě a v následné komunikaci s námi, která se bude týkat upřesnění vašich požadavků na naše služby. Obvykle to bude jméno, příjmení, IČO (pokud podnikáte jako fyzická osoba), adresa, e-mailová adresa, telefonní číslo, údaje o smlouvě a další osobní údaje, které nám poskytnete, abychom vám mohli dodat to, co jste si objednal/a.

4.4. Jak dlouho budeme Vaše osobní údaje zpracovávat.

Vaše osobní údaje budeme zpracovávat po celou dobu, kdy vám budeme poskytovat naše služby. Poté vaše osobní údaje uchováme ještě:

po dobu 10 let pro případnou ochranu našich, ale i vašich oprávněných zájmů (např. pro případné reklamace nebo jiné spory) a
po dobu nezbytnou k plnění archivačních povinností podle platných právních předpisů (např. zákona o účetnictví, zákon o archivnictví a spisové službě, zákon o dani z přidané hodnoty atd.).

4.5. Fotografie a videa z tvorby díla nebo našich akcí.

Během natáčení, focení, nebo na akcích, které pořádáme (např. školení), někdy pořizujeme fotografie a/nebo videa průběhu tvorby díla a průběhu akce, na kterých jsou i zúčastnení lidé a následně je používáme k propagaci našich služeb na Webu a sociálních sítích.

Důvodem využívání fotografií a videí k těmto účelům je náš oprávněný zájem. Vždy to ale děláme tak, abychom nepoškodili vaše práva.

Pokud nesouhlasíte se zveřejněním vaší fotografie či videa z naší akce, nebo točení/focení, kterého jste se zúčastnili, kontaktujte nás prosím na e-mailu: info@hotcatproduction.cz. Vaši fotografii či video nezveřejníme, nebo je okamžitě z Webu a/nebo sociálních sítí odstraníme.

6. NAŠE ZÁSADY PŘI ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

6.1. Co při zpracovávání vašich osobních údajů dodržujeme.

Staráme se o to, aby vaše osobní údaje u nás byly v naprostém bezpečí.

Veškeré osobní údaje proto ukládáme v databázi s přísným zabezpečením proti zneužití.

Když spolu podepíšeme smlouvu, jsme automaticky vázáni mlčenlivostí.

Osobní údaje zákazníků poskytujeme ve výjimečných případech také některým našim smluvním partnerům (viz čl. 6.2). Hlavně tehdy, pokud tyto smluvní partnery potřebujeme k tomu, abychom vám mohli dodat to, k čemu jsme se zavázali (služby, pravidelné zasílání newsletterů, například přes službu ecomail, nebo kteroukolik jinou službu v budoucnu, kterou k rozesílaní newsletterů používáme).

Osobní údaje předáváme státním orgánům pouze tehdy, pokud nám to nařizují právní předpisy.

6.2. Kdo další zpracovává osobní údaje.

Vaše osobní údaje zpracováváme primárně my, z pozice správce osobních údajů. V některých případech (čl. 6.1) mohou osobní údaje zpracovávat i někteří z našich smluvních partnerů.

V současné době některé osobní údaje našich zákazníků mohou zpracovávat také:

náš produkční/produkčná, kteří s vámi můžou komunikovat e-mailem nebo telefonicky pro pružnější odbavení projektu a pokud si to projekt vyžaduje
Ecomail.cz, s.r.o.
společnost Google, která zajišťuje provoz Google Drive,
společnost Frame.io, díky které máte náhlady videí a fotek.
společnosti, které shromažďují cookies podle čl. 8.2.

Také tito další zpracovatelé samozřejmě zajišťují vysokou úroveň ochrany osobních údajů vyžadovanou námi i příslušnými právními předpisy.

6.3. Jak dlouho budeme vaše osobní údaje zpracovávat.

Vaše osobní údaje budeme zpracovávat po dobu uvedenou pro jednotlivé případy v těchto Zásadách, tj. podle čl. 2 (newslettery), čl. 3 (dotaz nebo nezávazná poptávka), čl. 4 (plnění smlouvy)

7. JAKÁ JSOU VAŠE PRÁVA

7.1. Právo na přístup.

Máte právo být informováni o tom, jak zpracováváme vaše osobní údaje. Většinu těchto informací najdete přímo v těchto Zásadách.

Můžete se samozřejmě obrátit také přímo na nás a požádat nás o tyto informace:

zda zpracováváme nějaké vaše osobní údaje,
k jakému účelu,
jak jsme je získali,
jak dlouho je budeme uchovávat
a kdo další k nim má přístup.

7.2. Právo na opravu.

Pokud se vaše osobní údaje změnily nebo zjistíte, že ve vašich osobních údajích máme chybu, kontaktujte nás a vše samozřejmě opravíme.

7.3. Právo na výmaz.

Můžete nás také požádat o smazání vašich osobních údajů. Třeba proto, že rušíte svůj souhlas se zasíláním newsletterů, vznesete oprávněnou námitku (čl. 7.6), domníváte se, že vaše osobní údaje zpracováváme v rozporu se zákonem, nebo že zpracování osobních údajů dále není nutné.

Vaší žádosti vyhovíme, pokud osobní údaje nemusíme archivovat kvůli některému z následujících důvodů:

abychom mohli plnit naše smluvní povinnosti,
abychom chránili naše oprávněné zájmy,
ukládají nám to právní předpisy.

7.4. Právo na omezení zpracování.

Pokud s vámi budeme řešit sporné otázky ohledně zpracování vašich osobních údajů (např. uplatníte námitku podle čl. 7.6), pozastavíme dočasně také další zpracování osobních údajů. To neplatí, pokud budeme mít váš souhlas se zpracováním osobních údajů, nebo tyto osobní údaje budeme potřebovat k ochraně našich oprávněných zájmů.

7.5. Právo na přenositelnost.

Pokud o to požádáte, předáme vám na základě vaší žádosti veškeré vaše osobní údaje v běžně používaném strojově čitelném formátu.

7.6. Právo vznést námitku.

Osobní údaje v některých případech zpracováváme na základě oprávněného zájmu. Pokud se takové zpracování týká vašich osobních údajů, můžete proti němu podat námitku.

Vaší žádosti vyhovíme, pokud nám v tom nebude bránit závažný oprávněný důvod.

7.7. Jak můžete svá práva uplatnit.

Pokud chcete uplatnit některé z práv uvedených v čl. 7.1 – čl. 7.6, napište nám e-mail na adresu: info@hotcatproduction.cz a upřesněte, o jaké právo se jedná.

Vaše žádosti se snažíme vyřídit co nejrychleji. Ze zákona na to máme měsíc od přijetí žádosti (u těch nejsložitějších případů můžeme tuto lhůtu prodloužit ještě o dva měsíce). O výsledku vás vždy budeme informovat.

7.8. Právo podat stížnost.

Pokud se domníváte, že s vašimi osobními údaji nakládáme v rozporu s právními předpisy (čl. 9.1), můžete se také obrátit na Úřad pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz).

Používání souborů cookies

8. COOKIES

8.1. Co jsou cookies.

Cookies jsou malé soubory, které internetové stránky (tedy i náš Web) posílají vašemu internetovému prohlížeči a ten je ukládá do vašeho počítače nebo mobilního zařízení. Internetové stránky díky tomu správně fungují a při další návštěvě si pamatují vaše nastavení a preference a přizpůsobí pro vás prostředí a reklamu.

8.2. Jaké cookies na našem Webu používáme.

Na našem Webu používáme dvě různé kategorie cookies:

a) funkční cookies

Zajišťují bezproblémový chod našeho Webu.

b) analytické cookies

Anonymně měří návštěvnost Webu. Díky získaným statistikám můžeme náš Web neustále vylepšovat.

Používáme také cookies třetích stran, a to konkrétně:

Google Analytics,

Měření, které provádí tyto cookies, funguje tak, že všechny vaše osobní údaje jsou anonymizovány.

9. ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ

9.1. Jaké právní předpisy se použijí.

Zpracování osobních údajů a používání cookies upravují hlavně tyto právní předpisy:

nařízení (EU) 2016/679 (GDPR),
zákon č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů,
zákon č. 127/2005 Sb., o elektronických komunikacích.

9.2. Od kdy platí tato verze Zásad.

Tato verze Zásad nabývá účinnosti dne 25. 5. 2024.

7.3. Jak můžeme Zásady měnit.

Každou novou verzi Zásad zveřejníme na našem Webu zde, na této stránce.

V Brně dne 25. 5. 2024

Hotcat producion
Ladislav Witae, Jana Witae